采购流程的行为描述,利用系统动力学方法

文摘

系统动力学的研究方法已经应用在许多领域,包括供应链、项目管理和性能,以及采购过程。表示方法使研究人员能够识别和研究变量或因素对结果的影响模型的开发。在本文中,我们表明,使用系统动力学的方法研究采购的行为过程,是完全不同于以前的研究中提到的。通过使用一个典型的采购流程受雇于一家电信公司作为一个案例研究中,我们提出一个新的(即。,procurement process) and developed a procurement model where we discovered that the number of days involved in completing the whole procurement process depends heavily upon the scenarios we created (especially those that exceed two months), and suggested future research undertakings.

1。介绍

采购过程起着至关重要的或重要的角色在确保电信公司(项目)的及时供应,以最好的价格(取胜供应商提供的),和自由从谋杀的所有元素(或贿赂)。起初,采购流程活动受雇于一家电信公司是手动完成的;例如,供应商参与呼吁报价运动要求(除了注册自己的电信公司)提交他们的报价(硬拷贝格式)放置在标签框位于公司的财务或采购部门说。标签说明,例如,供应和安装的硬件或软件(技术规格的要求电信公司)。然后介绍了在线采购流程系统。要求所涉及的供应商报价运动被要求上传他们的报价(软拷贝格式)到表示系统中。以下是采购流程活动并没有改变(随时间变化)和手动完成:评估报价和准备报告的技术和商业评估委员会的批准报告(由技术和商业评估委员会)提交委员会批准。最近,新的“盖茨”介绍了评估报告提交的技术和商业评定委员会之前提交给审批委员会,加快审批流程的目标或目的,以及消除谋杀的所有元素(或贿赂)。

没有(科学)研究完成或进行评估现有的和新的采购流程的性能尤其是部署之前后者。在线采购流程系统的引入并没有解决所有的问题面临的现有的采购流程。例如,委员会可以批准处理的论文数量或管理在任何给定的时间是有限的。会议通常在工作日期间,举行每月一次,为一个特定的时间。越来越多的报道从现有会议转发到下一个会议由于时间限制或缺乏法定人数。越来越多的报告被批准委员会由于未能满足标准规定批准委员会。

我们的研究事业的重点是解决上面提到的问题,通过引入一个新的采购流程。他们解决在新的采购流程的阶段每个阶段更新或扩展。在第一阶段,主要突出本文的,我们希望解决的问题是批准委员会会议的频率。剩下的问题是解决未来的研究事业。第一阶段我们进行以下步骤:首先,我们研究了电信公司的采购流程(通过标准操作程序、或SOP文件提供的)。其次,我们收集(一年)的数据,其中包括申请人所需的天数来完成整个采购过程。第三,我们设计并建造了采购模型使用系统动力学方法和部分(或全部)实际收集的数据从上一步。最后,我们研究了采购模型的性能,其中包括比较(采购)模型的结果与实际数据收集从上一步。

2。文献调查

供应链管理的流程完成产品或服务,是产品开发周期的一部分,它通常是产品完成时调用(即。,当产品已经以优异的成绩通过所有测试相关的质量)。霍克Asgari和(1)演示了使用系统动力学的方法来理解所有变量的行为参与Ready-Made-Garment (RMG)行业(如推动者、性能或结果,抑制剂),尤其是那些有关供应链,以便高层管理做出有效的决策来提高供应链的产业。他们进行了一项调查,个人对高级管理人员的采访,RMG产业的供应链专业人士,和业务员。Kussainov [2疫苗]另一方面建模和分析供应链管理的重大(或重要)免疫程序对公共卫生发展的贡献。表示项目的贡献等,增加寿命,降低儿童死亡率、经济增长、全面发展和繁荣的世界。

马利克和程3)利用系统动力学方法理解的因素改变项目之间的关系以及不同知识领域建设项目。他们认为他们开发的模型,除了提高项目性能,解决所显示的弱点项目管理知识,或PMOK介绍十个知识领域。Latorre et al。4)识别障碍,防止成就所需的总体性能对英国的建筑行业(尤其是项目经理的决定如何影响性能)。模型可视化交互的所有相关的目标和要素,提出了建筑行业提高效率的必要性,并提出了kpi的角色在推动这些需要效率。利用系统动力学方法,Cahyo et al。5)建模资源提供策略的多单元的维护程序(强调资源战略涉及人类和采购)。模型分为几个子,即人力资源子模型,关注相关政策规定和管理,采购子模型,强调了采购流程和库存系统。模型显示一个决定的影响在一定维护资源系统的维护资源系统,将导致最优政策维护资源供应系统。Sadreddin et al。6)加拿大一家大型建筑公司作为案例研究开发的成本质量(公鸡)模型对建筑行业的采购流程和建立一个一般的行动减少质量成本。使用prevention-appraisal-failure公鸡的采购流程模型的方法,在公司内部质量成本和成本被认为是它的供应商。几种不同的政策设计及其对质量成本的影响通过系统动力学方法进行调查。他们的研究结果表明,应该增加预防成本最小化失败,他们还发现,评估成本是相当高的采购过程中,应该减少为了最小化整体公鸡。然而这一策略可能会增加失败事件从而损害公司的声誉。可能减少建筑公司的评估成本因此应该仔细考虑。ross smith和Yearworth7)列出几个缺点包括传统独立项目绩效评估耗时和破坏一切照旧,用系统动力学方法结合绩效评估和持续跟踪到一个绩效审计方法,从而允许一个模型系统的不断更新,内部和独立分析的要求。使用国防采购的伯纳德•格雷报告作为测试用例,他们发现定性系统动力学工具在创建一个企业绩效审计。

Croom和约翰斯顿(8)解决相关问题的影响电子商务发展的内部客户服务重点介绍电子采购。换句话说,它专注于电子商务的不再系统动力学。马尔克斯和Blanchar9]提出了模拟研究实物期权策略扩展当前方法的战略商品类型管理部分。他们模拟3泛型类型的供应商合同来完成不同程度的安全性和灵活性和模拟这些合约的组合应用于安全的一个部分,扩展和炼油投资组合估值的目的。穆勒et al。10]用Vensim®仿真工具,提出一种基于系统动力学仿真方法在两级运营采购和运输计划,multiproduct和multiperiod供应链。结果与电子表格为基础模拟相比,模糊多目标规划,以及基于系统动力学的仿真模型。Marinkovic [11)集中在一个特定的antihail公共服务提供者在西伯利亚,探索不仅公共提供者的采购做法的结果,而且输出的这种行为在地区层面上,腐败和建立了一个模型基于动力学性能管理方法以扩展他们的腐败及其背景的了解,以及提供一个输入未来在腐败问题上的决策。

本文分为方法,采购模型,结果和结论部分中,我们将介绍使用系统动力学方法研究采购的行为过程,是完全不同于上面提到的研究。

3所示。方法

系统动力学方法是定义为一个字段,用于了解东西随着时间会发生变化。它处理的内部反馈回路的结构系统创建行为和关注的反馈行为变量的闭环系统。SD的力量是它的信息反馈对决策的影响的分析一个复杂的系统。以下是一些常见的符号用于系统动力学方法。

股票,由Level_1图表示1是一种元素,积累和耗尽。流,由Rate_1表示,变化的速度在股票。链接定义了元素之间的依赖关系的股票和流程图;和辅助,由Auxiliary_1,用于定义一些中间概念。正反馈循环提高或增强变化,倾向于移动系统远离平衡状态,使它更不稳定。负面反馈循环抑制或缓冲变化,倾向于持有一些平衡态系统使它更稳定12];在附录中给出了实例。

请注意,Powersim工作室2005年企业是应用程序用于开发采购模型。

4所示。采购模式

硬件和软件的采购项目由电信公司必须经过采购流程涉及要求报价,技术和商业评估委员会,委员会批准。例如,如果硬件的价格小于说1000美元,两个报价是来自授权通过要求供应商报价过程(表示过程的持续时间是14天)。他们(即。,quotations) are evaluated and only one is selected by technical and commercial evaluation committee. Approval committee chaired by Manager of Procurement studies the reports submitted by technical and commercial evaluation committee and approves the purchasing of hardware from selected vendor. If the price of hardware is greater than say $100,000, more quotations are required by technical and commercial evaluation committee from authorized vendors, and approval committee is chaired by Chief Executive Officer. Figure2显示正常或典型的采购过程中蓝色箭头线表示第一路径由用户或申请人同时红色箭头线表示第二个路径,这是当批准委员会拒绝建议从技术和商业评定委员会(在本文中,我们专注于readvertisement因为这个动作显然增加了更多的天整个采购流程)。拒绝可能是由于以下几个原因;其中一个是,供应商提交的报价不符合批准委员会的标准固定。采购流程的细节由电信公司使用本文将不会透露,他们将被视为保密信息。

采购模型,如图4和5(使用一个算法如图3),它代表了两个(2)场景,使用随机数字0和1之间(创建应用程序的日期和机会,增加模拟的真实感,),每个月固定的30天,忽略了星期六和星期天以及官方或非官方的假期,固定每个月10和20批准委员会召集或满足(即。,twice for each month) (in real data, approval committee meets once a month on working days where they reserved time, date, and venue to discuss the submitted reports, (the reservation depends heavily upon the availability of committee members), and the measurement used to represent cycle time is working days), and fixed either the 3rd or 13th of each month for the (technical and commercial evaluation committee) reports to reach the secretariat (of the approval committee). If the reports reached on the 3rd or 13th, they are tabled (or presented) on the 10th or 20th, respectively. Call for quotation process starts on the same day as the applicant submits his or her form to the relevant authority. The price of hardware or software to be procured was not considered in the said model (further clarification on the assumptions used: (1) if there are at least 7 days to complete 10 items in the reports, 7 of them are not met with less than 7 days leading to postponement of the提交日期。有情况下,10项在少于7天;(2)如果有10个标准固定批准委员会7人不符合导致采购过程的延伸;(3)提交日期的修复和召集(日期批准委员会)只能完成或者实现在线(流程)系统(取代手动过程)。申请人可以上传到在线系统的报告批准委员会可以通过相同的系统研究和批准(在规定或约定日期))。

场景1。图4通过下面的例子是最好的描述:申请人提交有关他或她的形式权威说,1月根据表单中所给出的信息,有关部门要求授权厂商一段语录14天。一旦完成,也就是说,之前1月30日,呼吁报价过程中,技术和商业评定委员会(申请人也是一员)报告(包括评估报价提交的授权供应商)都提交给秘书处批准委员会()(批准)委员会会议在2月3日,2月10日。
当(或提出)提供的报告是在批准委员会2月10日,由于这一事实,其中,报价收到的数量(从第一个要求报价流程)没有达到目标价值(或标准),有超过70%的可能性(批准)委员会将要求申请人重复要求报价的过程(额外的)七天。更新的技术和商业评估委员会的报告(包括评估报价提交的授权供应商)都提交给秘书处(批准委员会)3月3日提交和批准委员会批准的七天之后,也就是3月10日。否则,报告经批准委员会2月10日。这个场景假设完成报告的天数大于(或等于)七天。
如果完成报告的天数(14天后要求报价流程)小于7天,有超过70%的技术和商业机会评定委员会报告(包括评估报价提交的授权供应商)不完整(或准备)提交(批准委员会秘书处)2月3日。报告提交给秘书处批准委员会2月13日,而不是之前说委员会2月20日。当报告提出批准委员会2月20日之前,由于这一事实,其中,报价收到的数量(从第一个要求报价过程)不符合目标的价值(或标准),有超过70%的可能性(批准)委员会将要求申请人重复要求报价的过程(额外的)七天。更新的技术和商业评估委员会的报告(包括评估报价提交的授权供应商)都提交给秘书处(批准委员会)3月3日提交和批准委员会批准的七天之后,也就是3月10日。否则,报告经批准委员会2月20日。

场景2。图5是最好的描述了通过下面的例子:申请人提交有关他或她的形式权威说,1月根据表单中所给出的信息,有关部门呼吁从授权供应商报价的时间14天。一旦完成,也就是说,好了后1月30日,呼吁报价过程,完整的技术和商业评估委员会的报告(包括评估报价提交的授权供应商)都提交给秘书处(批准委员会)在2月3日,2月13日,3月3日,在(批准)委员会会议将于2月10日,2月20日,或3月10日,分别。
当(或提出)提供的报告是在批准委员会在2月10日,2月20日,或3月10日,由于这一事实,其中,报价收到的数量(从第一个呼吁报价过程)不符合目标的价值(或标准),有超过70%的可能性(批准)委员会将要求申请人重复要求报价的过程(额外的)七天。更新的技术和商业评估委员会的报告(包括评估报价提交的授权供应商)都提交给秘书处(批准委员会)在3月3日或4月3日提交和批准委员会批准的七天之后,也就是3月10日或4月10日。否则,报告经批准委员会在2月10日,2月20日或3月10日。这个场景假设完成报告的天数大于(或等于)七天。
如果完成报告的天数(14天后要求报价流程)小于7天,有超过70%的技术和商业机会评定委员会报告(包括评估报价提交的授权供应商)不完整(或准备)提交(批准委员会的秘书处)3日或2月13日。报告提交给秘书处批准委员会在2月13日或3月3日,而不是之前说委员会2月20日或3月10日。之前批准委员会提出的报告是在2月20日或3月10日,由于这一事实,其中,报价收到的数量(从第一个要求报价流程)没有达到目标价值(或标准),有超过70%的可能性(批准)委员会将要求申请人重复要求报价的过程(额外的)七天。更新的技术和商业评估委员会的报告(包括评估报价提交的授权供应商)都提交给秘书处(批准委员会)在3月3日或4月3日提交和批准委员会批准的七天之后,也就是在3月10日或4月10日。否则,报告经批准委员会在2月20日或3月10日。

5。结果

我们执行100次运行(产最多1200观察),其中一些(即。,结果)。例子(1)运行数据所示6,7,8,9其中每个采购过程是由三个不同颜色的峰值,即绿色(代表提交的日期),黄色(代表日期要求报价流程完成),和红色(代表日期批准委员会批准了报告)。所有提交是随机;因此他们是相互独立的。

前三个图峰值6代表以下行为:1月15日提交的应用程序和要求报价流程是1月29日完成。申请人及技术和商业评估委员会(从今以后,申请人)设法完成提交的报告和他们2月3日。批准委员会于2月10日批准报告。涉及的总天数是25。第二三个峰值相同(图)代表以下行为:应用程序提交5月13日,并呼吁报价过程5月27日完成。申请人成功完成报告并提交6月3日。批准委员会批准了6月10日的报道。天的总数是27。第三个三个峰值代表以下行为:9月14日提交的应用程序和要求报价流程是9月28日完成。申请人没有管理完成提交的报告10月3日和10月13日。 The approval committee did not approve the reports on the 20th of October. The applicant submitted the updated reports on the 3rd of November. The approval committee approved the reports on the 10th of November. The total number of days involved is 56. The fourth (final) three spikes represent the following behavior: the application was submitted on the 15th of November and call for quotation process was completed on the 29th of November. The applicant managed to complete the reports and submitted them on the 3rd of December. The approval committee approved the reports on the 10th of December. The total number of days involved is 25.

图7的前三个峰值代表以下行为:应用程序提交2月11日,并呼吁报价流程是2月25日完成。申请人完成并提交报告3月3日。批准委员会不同意3月10日的报道。申请人提交更新后的4月3日的报告。批准委员会批准了4月10日的报道。涉及的总天数是59。第二三个峰值相同(图)代表以下行为:10月6日提交的应用程序和要求报价流程是10月20日完成。申请人成功完成提交的报告和在11月3日。批准委员会批准了11月10日报道。涉及到的天数是34。 The third (final) three spikes represent the following behavior: the application was submitted on the 6th of December and call for quotation process was completed on the 20th of December. The rest of the (procurement) processes were brought forward to the next year. The total number of days involved is not calculated.

前三个图峰值8表示应用程序提交下列行为:3月20日,并呼吁报价过程4月4日完成。申请人成功完成报告并提交4月13日。批准委员会批准了4月20日报道。涉及的总天数是30。第二三个峰值相同(图)代表以下行为:应用程序提交6月18日,并呼吁报价过程是7月2日完成。申请人成功完成报告并提交7月3日。批准委员会批准了7月10日的报道。涉及的总天数是22。第三(最后)三个峰值代表以下行为:应用程序提交在8月25日,并呼吁报价过程是9月9日完成。申请人成功完成并提交报告在9月13日。 The approval committee approved the reports on the 20th of September. The total number of days involved is 25.

图9的前三个峰值代表以下行为:4月28日提交的应用程序和要求报价流程是5月12日完成。申请人没有完成并提交报告5月13日。申请人提交了他们6月3日。批准委员会不同意于6月10日的报告。申请人提交更新后的报告7月3日,7月10日批准委员会批准。天的总数是72。第二(最终)三个峰值代表以下行为:应用程序提交7月28日,并呼吁报价过程是在8月12日完成。申请人成功完成提交的报告和他们在8月13日。批准委员会批准了在8月20日报道。涉及的总天数是22。

总结(或标准)统计平均值,标准差,至少,上述观察结果和最大(涉及相关的总天数)是36.1,17.6,22日和72年,分别。

结果剩下的(100)运行(特别是涉及相关的总天数)提出了总结的形式(或标准)统计平均值,标准差,至少和最大,是用四(4)专门设计的系统动力学模型;其中一个是图所示10。总结(或标准)统计平均值,标准差,最小和最大的人物111052年观测(涉及相关的总天数)是37.25,13.58,21岁,到77年,分别。“SimData”图(11日)是指总天数参与完成采购流程。两个驼峰(鲜明)观察:首先驼峰位于21天和47天之间(采购流程的完成)和第二驼峰52天至77天。如果天数每月固定在30岁,有相当数量的情况下/运行,采购过程需要大约29天及63天(超过两个月)完成;参见图11 (b)(13]。

图11被切割成场景1,代表人物12(一个)和12 (b)。总结(或标准)统计平均值,标准差,最小和最大的人物12570年观测(涉及相关的总天数)是40.49,13.94,24日和69年,分别。类似于前面的图,“SimData”是指总天数参与完成采购流程。观察到两个驼峰:第一个驼峰位于24天和56天之间(采购流程的完成)和第二驼峰57天至69天。如果天数每月固定在30岁,有相当数量的情况下/运行,采购过程需要大约33天(超过一个月)以及62天(超过两个月)完成;参见图12 (b)。

场景2,代表人物(13日)和13 (b)最终的输出从图11解剖。总结(或标准)统计平均值,标准差,最小和最大的人物13482年观测(涉及相关的总天数)是33.43,12.08,21岁,到77年,分别。三个驼峰观察:首先驼峰是21天到35天(采购流程的完成),第二个峰36天到63天,和第三个驼峰71天至77天。如果天数每月固定在30岁,有相当数量的情况下/运行,采购过程需要大约24天,42天(超过一个月),和75天(超过两个月)完成;参见图13 (b)。

1052年的采购模型(模拟)数据观测(参考图1159)比较真实的数据观测(参考图14)前“行为”是否与后者相同的方式(如果他们的“行为”是一样的,好像,或者,如果新采购流程部署“活”)。注意总结(或标准)统计平均值,标准差,最小和最大的人物14(代表真实数据)是33.42,10.35,13日分别和60。

两个统计选择非参数测试;他们如下:(一)Mann-Whitney测试是一个零假设的非参数检验,同样有可能的是,一个随机选择的值从一个样本小于或大于一个随机选择的价值从第二个示例。它不要求正态分布的假设。(b)Kolmogorov-Smirnov两个示例测试统计数据是一个平等的非参数检验,连续的,一维概率分布,可用于比较与参考样本概率(一个示例- - - - - -测试)或比较两个样品(两个示例- - - - - -测试)。

细节可以在萨克斯(14]。

如前所述,Mann-Whitney测试和Kolmogorov-Smirnov两个示例测试统计数据用于测试的分布数量相等和两个样本来自一个共同的分布,分别。这两个人口和样品指的是数字11和14。表1显示了特别是值对应于渐近意义(2-tailed)他们都是大于0.05,两种群的分布是相等的(Mann-Whitney测试),和两个样本来自一个共同的分布(Kolmogorov-Smirnov两个示例测试统计数据)(如果渐近意义(2-tailed)小于(< 0.05),两个种群的分布(Mann-Whitney是不平等的U测试)和两个样本来自不同的分布(Kolmogorov-Smirnov两个示例测试统计数据))。换句话说,他们的(即。,数据11和14)“行为”是相同的。

6。结论

在前面的章节中,我们列出了一些研究与供应链相关,项目管理和性能,以及采购过程。我们也强调了采购流程通常受雇于一家电信公司和引入新的采购流程通过采购模型(场景1和2使用系统动力学方法)。表示模型中,几个假设是(其中包括(1)使用0和1之间的随机数来创建应用程序的日期和机会,(2)固定每个月30天,忽略了星期六和星期天以及官方或非官方的假期,(3)固定每月10日和20日批准委员会召集或满足,和(4)修复第三或每个月的13日技术和商业评定委员会报告达到批准委员会的秘书处),它在100年被处决。表示执行的结果显示,采购过程可能小于30天(或一个月)如果技术和商业评估委员会报告满足批准委员会的标准,如果他们不超过两个月。运行场景一的数量大于第二种情况尤其是涉及采购流程完成的天数大于两个月。换句话说,它是最有可能的(或可能)采购过程为场景一超过两个月相比,两个场景。说模型是有用的,如果该公司的主要业务涉及采购硬件和软件执行(或完成)的项目。如果采购硬件和软件不能正常完成(或及时),这些项目可能会受到影响(重要的)延迟和需要更多的资金来完成对关键性能指标(以及负面影响的人参与的项目)。注意,“行为”的采购模型数据和真实数据测试使用统计非参数测试时是一样的。

除了使用系统动力学方法构建批准委员会模型(包括清单的所有变量或影响因素批准委员会的决策),添加“盖茨”,以确保所有报告提出在批准委员会批准说委员会(即。,以确保满足所有标准),并构建几个模型对不同硬件和软件采购,价格上面的模型也可以被纳入模型如图15为未来的研究事业(尤其是形象化的好处,这样更多的报告可以处理或由批准委员会管理)。图15使用如下的假设(受到变化):(1)为每月30天是固定的;(2)周六和周日以及官方假期模型中不考虑;(3)每月申请来自4项目,也就是说,A, B, C,以及d .他们是随机选择(现实主义添加到仿真);(4)之间的应用程序生成的每个月的1日和30日;(5)3应用程序产生不同的项目随机选择从4项目;(6)2应用程序生成的随机选择两个不同的项目从4项目;(7)1应用程序生成一个项目随机选择从4项目;(8)标准周期时间是3天,几天添加随机;(9)下模型(模型2)专注于每个应用尤其是在周期时间。时的周期取决于应用程序提交之前或之后每个月的15日(15日委员会举行会议)+完成流程所需的天数。

附录

两个场景对水箱模型如图16;他们是如下。

场景背书。以下是水箱中使用的方程模型:Rate_1 = 10升/小时;Level_1 = 0升(初);如果Level_1 Rate_2 = Level_1升/小时≥100升;如果否则Rate_2 = 0公升。在24小时内开始的水箱是空的,水流入水箱10升的速度每小时。如果水在水箱达到100升以上的水平,它(即。,the tank) will be flushed automatically and the whole process of filling up the tank is repeated as shown in Figure17。Level_1如图的行为17尤其在冲洗前可以解释为以下(数学)公式:

场景由信用证。以下是水箱中使用的方程模型:Rate_1 = 10升/小时;Level_1 = 0升(初);Rate_2 = Level_1升/小时。在24小时内开始的水箱是空的,水流入水箱10升的速度每小时。在水箱成指数增加,直到达到静止水平(大约)10升。Level_1如图的行为18可以解释为以下(数学)公式:

附加分

高光。使用系统动力学方法(i),采购模型;(2)两个场景都纳入说(采购)模型;(3)表示模型产生的总天数参与完成采购流程。

的利益冲突

没有任何潜在的利益冲突。

确认

作者要感谢Roswidah垫刘晔的电信有限公司研发Sdn采购流程提供宝贵的见解。

引用

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